Von der ersten Anfrage bis zur bezahlten Rechnung: PrintDesk gibt Ihnen vollständige Kontrolle über alle Druckaufträge in einem einzigen System. Kundenstamm, Produktvarianten, Dokumente und Produktionsstatus – alles an einem Ort.
Druckereien, die Aufträge mit E-Mail, Excel und Papierzetteln verwalten, kennen diese Situationen – täglich.
Eine Kundenanfrage kommt per E-Mail, wird beantwortet – aber nie als Auftrag angelegt. Zwei Wochen später fragt der Kunde nach. Das Angebot ist in keinem System mehr auffindbar.
Welche Aufträge sind heute fällig? Welche Rechnungen sind noch offen? Ohne zentrale Software sind diese Fragen nur mit erheblichem Aufwand zu beantworten.
Angebote in Word, Rechnungen in Excel, Lieferscheine auf Papier – jedes Dokument wird manuell erstellt, enthält individuelle Fehler und kostet wertvolle Zeit.
„Wo ist mein Auftrag?" Ohne automatische Status-Updates landen Kunden-Rückfragen beim Betreiber oder beim nächsten verfügbaren Mitarbeiter – der dann erst suchen muss.
Ohne automatisches Mahnwesen werden überfällige Rechnungen oft zu spät oder gar nicht gemahnt. Das belastet die Liquidität und erfordert unangenehme Telefonate.
PrintDesk löst diese Probleme systemseitig – nicht durch neue Prozesse, die Mitarbeitende einhalten müssen, sondern durch Software, die die Arbeit übernimmt.
Jeder Auftrag in PrintDesk – ob manuell angelegt, aus einem Shopify-Shop importiert oder von einem WooCommerce-Store übernommen – hat einen vollständigen, strukturierten Datensatz: Kundeninformation, Produkt, Spezifikationen, Druckdaten, Kalkulation, Produktionsstatus und Kommunikationshistorie. Mitarbeitende sehen auf einen Blick, was für jeden Auftrag noch zu tun ist.
Die Auftragsübersicht filtert nach Status (Angebot, In Produktion, Versandt, Abgeschlossen), nach Liefertermin, nach Kundenkategorie oder nach Produkttyp. So hat jeder Mitarbeitende immer genau die Informationen im Blick, die für seine Aufgabe relevant sind. Die Workflow-Automatisierung sorgt dafür, dass Statuswechsel automatisch ausgelöst und kommuniziert werden.
PrintDesk führt einen zentralen Kundenstamm mit allen relevanten Informationen: Firmendaten, Ansprechpartner, Lieferadressen, individuelle Preisvereinbarungen, Zahlungsziele und Notizen. Für jeden Kunden ist die vollständige Auftragshistorie abrufbar – welche Produkte wurden bestellt, zu welchen Preisen, wann zuletzt? Diese Informationen sind Gold wert für Kundenbetreuung, Vertrieb und Kalkulation.
Kunden aus Shopify und WooCommerce werden automatisch in den PrintDesk-Kundenstamm importiert. Duplikate werden erkannt und abgeglichen. Das Ergebnis ist eine saubere, immer aktuelle Kundendatenbasis ohne manuelle Pflege.
Der Produktstamm in PrintDesk bildet alle Druckprodukte Ihrer Druckerei ab: Flyer, Broschüren, Visitenkarten, Poster, Etiketten, Großformatdruck und mehr. Jedes Produkt kann mit beliebig vielen Varianten (Format, Material, Farben, Veredelung, Auflage) konfiguriert werden. Diese Produktdaten bilden die Grundlage für Kalkulation, Angebote und die Zuordnung von Shop-Bestellungen zu Druckspezifikationen.
Mit der integrierten Kalkulation werden Produktpreise automatisch berechnet und können direkt aus dem Produktstamm in Angebote übernommen werden. Änderungen an Produkten oder Preisen greifen sofort für alle neuen Angebote.
PrintDesk erstellt alle Auftragsdokumente automatisch im Corporate Design Ihrer Druckerei – ohne dass ein Mitarbeiter manuell ein Word-Dokument befüllen muss. Das umfasst:
Alle Dokumente können direkt aus PrintDesk per E-Mail versandt oder als PDF exportiert werden. Eine Integrationsmöglichkeit mit DATEV und gängigen Buchhaltungslösungen ist ebenfalls verfügbar.
PrintDesk begleitet jeden Auftrag lückenlos durch den gesamten Produktionsprozess.
Kundenanfrage eingehend – per Shop, E-Mail oder telefonisch erfasst. PrintDesk erstellt auf Basis der Kalkulation ein professionelles Angebot mit einem Klick. Der Kunde erhält es per E-Mail und kann direkt annehmen.
Bei Angebotsannahme oder Direktbestellung wird automatisch eine Auftragsbestätigung erstellt und versandt. Der Auftrag erscheint in der Produktionsübersicht und ist für alle Beteiligten sofort einsehbar.
Mitarbeitende aktualisieren den Produktionsstatus direkt in PrintDesk. Der Kunde erhält automatische Status-Updates per E-Mail. Druckdaten sind direkt am Auftrag hinterlegt und jederzeit abrufbar.
PrintDesk erstellt den Lieferschein, hinterlegt die Sendungsverfolgungsnummer und benachrichtigt den Kunden automatisch. Der Auftragsstatus wechselt auf „Versandt".
Die Rechnung wird automatisch erstellt und versandt. Zahlungseingang wird erfasst; bei Verzug greift das automatische Mahnwesen. Offene Posten sind jederzeit in der Debitorenliste einsehbar.
PrintDesk funktioniert mit den meistgenutzten Shop-Systemen – oder vollständig ohne Shop.
Nahtlose Integration mit Ihrem WordPress/WooCommerce-Shop. Aufträge werden automatisch importiert, Produktdaten synchronisiert und Status-Updates zurückgespielt. Ideal für Druckereien mit eigenem CMS-basierten Shop.
Native Shopify-Integration ohne Programmierkenntnisse. API-Verbindung in wenigen Minuten eingerichtet. Unterstützt Mehrfach-Store-Betrieb für Druckereien mit verschiedenen Shopify-Kanälen.
PrintDesk funktioniert vollständig ohne Online-Shop. Aufträge werden direkt in PrintDesk angelegt, alle Automatisierungen greifen ab diesem Moment. Ideal für Druckereien mit direktem B2B-Geschäft.
Die Stärke von PrintDesk liegt darin, dass alle drei Betriebsmodi gleichzeitig genutzt werden können. Eine Druckerei kann Shopify-Aufträge automatisch importieren, WooCommerce-Bestellungen aus einem zweiten Shop parallel verarbeiten und gleichzeitig manuelle Aufträge für Direktkunden anlegen – alles in einer einheitlichen Ansicht, ohne zwischen Systemen wechseln zu müssen.
Mehr zu Web-to-Print-Möglichkeiten erfahren Sie auf unserer Web-to-Print Software-Seite sowie im Bereich Print MIS Software.
Ja. PrintDesk unterstützt den parallelen Betrieb mehrerer Shop-Integrationen. Aufträge aus Shopify, WooCommerce und dem PrintDesk-Direkteingang erscheinen alle in einer zentralen Übersicht. Filter und Suchmöglichkeiten helfen dabei, die Aufträge nach Kanal, Status, Kunde oder Produkttyp zu sortieren und zu priorisieren.
PrintDesk erstellt automatisch: Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Mahnungen (erste, zweite, dritte Mahnung nach konfigurierbaren Fristen). Alle Dokumente werden im Corporate Design Ihrer Druckerei generiert und können direkt per E-Mail aus PrintDesk versandt werden. Ein PDF-Export ist jederzeit möglich.
PrintDesk führt einen zentralen Kundenstamm mit vollständiger Auftragshistorie, Kontaktdaten, Lieferadressen, individuellen Preisvereinbarungen und Notizen. Kunden aus Shopify und WooCommerce werden automatisch importiert und mit bestehenden Datensätzen abgeglichen. Duplikate werden erkannt. Die Kundendaten bilden die Grundlage für Kalkulation, Angebote und automatische Dokumente.
Ja. PrintDesk sendet automatische Status-E-Mails an Kunden bei definierten Statuswechseln (z. B. „Auftragseingang bestätigt", „In Produktion", „Versandt"). Der Inhalt und der Zeitpunkt dieser E-Mails ist vollständig konfigurierbar. Bei Shop-Integrationen (Shopify, WooCommerce) wird der Status auch direkt im Kundenkonto des jeweiligen Shops aktualisiert.
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Web-to-Print-Automatisierung für moderne Druckereien. Ein Produkt der Druckhaus interactive GmbH.